Er zijn momenteel 2 openstaande vacatures.  

Vacature 1: Allround Administratief Medewerker

Vacature 2: Administratief Verantwoordelijke

Toelichting functieprofiel Administratief Verantwoordelijke

Financiële verantwoordelijkheden:

- maandelijks overzicht van de financiële situatie
- jaarlijkse begrotingsopmaak, kwartaalcontrole en bijsturing
- presenteren van kwartaalafrekening werkingskosten
- financieel eindverslag in overleg met externe boekhouder
- voorstellen, opstellen en opvolgen van fundraisingdossiers
- inboeken lonen, voorbereidend werk voor nazicht door externe boekhouder
- inboeken facturen
- opvolgen van de aanwezige kassen
- opvolgen van inkomsten/uitgaven in kader van enveloppefinanciering
- opmaak fiscale attesten

Administratieve verantwoordelijkheden:

- verantwoordelijke verzekeringen:  opvolging polissen, interne  service bij ongevallen, ..
- leidinggevende voor het administratief team (uurrooster en verlofregeling  administratie opvolgen,  administratief -overleg organiseren, …).
- het administratief team bestaat uit twee bedienden. Er wordt ook een beroep gedaan op een externe boekhouder.
- voorbereiden nieuwsbrieven, personeelsvergaderingen
- verslagen personeelsvergaderingen, verslagen stafvergaderingen
- verantwoordelijke voor huisstijl en documenten, opdrachten rond PR,  folderbeheer,  website
- directiesecretariaat (telefoon/briefwisseling in opdracht)
- organisatorische enquêtes / bevragingen
- kennis en opvolging regelgeving subsidiërende overheid
- opmaak van alle subsidiedossiers binnen de vooropgestelde tijd- classificatie en update van alle documenten binnen de administratie
- archivering van en personeelsdossiers en vzw-documenten
- coördinatie van het jaarlijks kwaliteitsverslag
- organisatie interne bibliotheek, jaarlijkse Kerstkaarten, ... en public-relationsmailing
- administratie ifv de toevertrouwde minderjarigen (aanvragen buzzy-passen,  attesten voor scholen, kinderbijslag,
- opnames en ontslagen, loonsituatie,  archivering jongerendossiers,  jongerenrekeningen , …)
- secretariaat
- kwaliteitswerkgroep
- dataveiligheid
- administratie inzake vzw (o.m. statuten)
- afleveren noodzakelijke cijfergegevens voor overheidsinstanties
- diverse internettoepassingen beheren
 
Logistieke verantwoordelijkheden:

- leidinggevende voor het logistiek team (uurrooster en verlofregeling  / logistiek  opvolgen,  overleg organiseren, …) Het logistiek team bestaat uit een klusjesman (19/38), en twee huishoudelijke krachten (19/38 en 30/38) die instaan voor aankoop en bereiding  voeding en poetsen
- bijhouden van sleutelplan en laten aanmaken van sleutels
- opstellen van periodieke verslagen in het kader van welzijn op het werk (in overleg met de preventie-adviseur)
- opvolging rond energieprestatiecertificatie, legionella, HACCP, FAVV, SABAM,  reprobel,…
- verantwoordelijke voor informatica (o.m. netwerk, anti-virus, installaties,  …)
- verantwoordelijke telefooncentrale
- opvolgen schademeldingen: controleren, eerste check, handje toesteken
- opvolgen van verbouwdossiers (VIPA subsidiëring)
- coördinatie brandveiligheid, organiseren evacuatieoefeningen + evaluatie

Personeelsverantwoordelijkheden:

- opvolgen intern gsm-netwerk
- opvolgen vrijwilligers (qua statuut en inhoudelijk behoudens pedagogische vrijwilligers)
- onthaal nieuwe medewerkers, opleiding in persoonlijke administratie en brandveiligheid
- kennis en opvolging regelgeving arbeidswetgeving
- referentiepersoon arbeidsgeneeskundige dienst Attentia
- referentiepersoon sociaal secretariaat Acerta
- coördinatie personeelsfeest
- het  loonverwerkingsprogramma Connect optimaal hanteren
- PRESA (prestatieregistratie) opvolgen
- alles mbt loonverwerking en statuut van de werknemer
- contracten opstellen en voorleggen aan directie, opvolgen einddata, dimona-aangiftes
- aanpassingen arbeidsreglement
- opmaak van attesten voor personeel
- opvolgen van de verloven
- administratieve coördinatie van VTO 
 
Aankoopbeleid en contacten met leveranciers:
- beheer van alle materiële goederen (aankoop, handleiding (incl veiligheidsfiche), herstel, algemene inventaris
- algemeen verantwoordelijke voor aankopen / contactpersoon externe leveranciers + opvolging
- opvolgen catering
- procedure ‘werken met derden’ opvolgen
- opdrachten ikv preventie


Het secretariaat is service-verlenend

Naar het individueel werknemersstatuut  toe:  vragen rond werknemersstatuut moeten binnen een aanvaardbare termijn een accuraat  antwoord krijgen, idem: vragen en opvolging verzekeringstechnische kwesties.

Naar de jongeren/ouders  toe: jongeren en ouders zijn volwaardige klanten die recht hebben op een correcte, overzichtelijke en verstaanbare afhandeling  van de administratieve  en financiële noden.

Naar de directie toe: de directie wordt bijgestaan in secretariaatswerk.

Naar de preventie-adviseur toe: alle noodzakelijke verslagen voor de preventie-adviseur worden binnen de afgesproken tijdslimieten voorbereid.

Naar de (subsidiërende) overheden toe:  alle subsidiedossiers worden binnen de tijdslimiet correct afgeleverd.